5．发文字号标注要规范。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组
成。联合发文时，使用主办机关发文字号。现在一些部门发文时常出现以下问题：
有的是发文机关代字概括不准确，要么机关代字太长，要么提炼概括不够准确；
有的是发文字号标注不规范，要么年份标注不正确，如，将2013年标注为〔13〕，
要么应用六角括号标注的却使用方括号、圆括号、方头括号等，要么发文顺序号
编虚位，如将“×××〔2013〕9号”误写成“×××〔2013〕009号”，要么年份前面加“字”、
后面加“第”等，如将“×××〔2013〕9号”误写成“×××字〔2013〕第9号”；有的是发
文字号的标注位置错误，上行文的发文字号要么排在居中位置，要么在左侧顶格
书写，等等，这些都是不规范的。
6．签发人标注要规范。上行文应当标注签发人姓名。不同层次的文件签发
人不同。如果是以市委文件形式上报省委的公文，签发人就是市委书记；如果是
以市政府或省直部门文件上报省政府的公文，签发人就是市长或部门的一把手。
现在经常出现签发人不规范的现象：有的是上报公文不标注签发人；有的是联合
上报公文时只标注主办部门的负责人而不标注其他协办部门负责人；有的是签发
人标注不规范，排列不整齐，签发人姓名不用楷体而使用黑体或者仿宋体等。
7．公文标题标注要规范。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，不
能缺项。公文标题要能概括公文的主要内容，使用正确文种，做到准确、精练，
通过标题使受文者及时了解文件的主旨和要义。标题中要尽量少用标点符号，
除书名号、引号、括号之外，其他标点符号不能在标题中随意乱用。
在我们接触的公文中，标题不规范的情况主要有以下几类：有的公文制发时不标
明发文机关名称，如“关于××××××的通知”，省略了发文机关；有的重复使用介
词结构“关于”，如“××市关于印发关于××××××规定的通知”等；有的重复使用公
文文种，如“×××转发××部转发×××部印发关于××××××规定的通知的通知的通
知”；有的文种使用不当，如“××厅关于××××××的请示报告”等，或在法定公文文
种以外随意创造文种，如“××厅关于×××的建议”、“××厅关于×××的说明”、“××
厅关于×××的对策”等；有的在标题中随便使用标点符号，如“××厅关于×××、及
×××的通知”等；有的公文标题内容缺项不能准确概括反映公文内容，如“××市人
民政府关于×××非法售油被焦点访谈曝光情况的报告”缺少“整改”二字，“××厅关
于奶款拖欠问题的报告”缺少“及对策建议”。
